论美国的股东表决权制度对中国的借鉴意义/张旭灿

作者:法律资料网 时间:2024-07-12 06:10:27   浏览:9114   来源:法律资料网
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论美国的股东表决权制度对中国的借鉴意义

张旭灿


摘要:所有权和控制权分离是现代社会化大生产方式的必然要求。而股东表决权正是连接股东和董事,所有权和控制权的桥梁。而我国的股东表决权制度却仍然存在不少问题,因此借鉴美国成熟的股东表决权制度来完善我国目前的规定,对于充分发挥股东表决权的作用意义重大。

关键词: 股东表决权 制度 美国


一、什么是股东表决权

  股东表决权(shareholders'voting right)又称股东议决权,是指股东基于股东地位享有的,就股东会、股东大会的议案做出一定意思表示的权利。 股东表决权作为一种固有权、共益权,是股东权利的主要体现,与股利分配请求权一样居于股东权的核心。 

股东表决权具有以下性质:

1.固有权。股东表决权为一种固有权。表决权系基于股东地位而从股东权中涌流出来的一种权能,除非依据法律规定,不容公司章程或股东大会决议予以剥夺或限制。

2.共益权股东。表决权为一种共益权。表决权之行使固然要体现各自股东的利益和要求,但由于公司的意思表示是由多个股东表决权之行使汇集而成的,表决权之行使又必然介入公司和其他股东的利益,此种介入形式既可表现为对公司和其他股东利益的尊重和促进,又可表现为对公司和 其他股东利益的限制和压抑。由此可见,表决权与自益权大异其趣,当属共益权之范畴。

3.单独股东权.股东表决权为单独股东权。这是一股一表决权原则的必然要求,也是诸国公司法之通例。

二、股东表决权的作用

  在股东权益中,对股东最有价值的莫过于股利分配请求权和董监选举权,前者可满足股东的经济需要,后者则可满足股东对公司经营阶层的人事控制需要。而这两种权利之实现莫不以股东表决权之行使为前提。因为股东可通过表决权之行使,将内心的需要和愿望转化为法律上的意思表示,而众股东的意思表示依资本多数决原则又可上升为公司的意思表示即股东大会决议,并对公司自身及其机关产生拘束力。可以说,舍去股东之表决权,股东大会制度将沦为具文,股东大会决议即公司的最高意思表示将无由形成,公司的运作秩序将会陷于紊乱,股东权之保护亦将无从谈起。因此,为强化股东权之保护,确保公司的健全经营秩序,必须加强对股东表决权之研究。
  股东表决权依据公司的性质不同,能够实现与三种不同的目的。
  第一种,具有很小数量股东的公司,所有的股东都能够获得公司的信息并具有相同的偏好。在这种情况下,股东表决权是一种公司管理权有效实现的方式[1]。公司的商业战略和战术能够通过表决权的行使有效决定。在这种公司中没有必要为了保留专门的管理者而增加成本,因此这样的公司不会像公众公司那样出现所有权和管理权的分离。
  第二种,公司变的更为复杂,但是仍然具有控股股东。这种公司出现了所有权和控制权的部分分离。控股股东能够获得公司的有效信息,并通过此信息实现有效投票。虽然这类公司很有可能有一个专业的管理机构,但是管理者们必须面临如果他们表现不好,就很有可能被控股股东通过投票驱逐出公司管理层的危险。因此在这种情况下,股东表决权就有了管理和监督的功能。
  第三种,公司高度复杂,股东数量巨大有不同的偏好,股东缺乏相应的知识和必要的激励去进行高屋建瓴的表决。这种公司实现了公司管理权与所有权的完全分离。[2]现代公众公司就是这种公司的典型代表。公司的日常事务有董事会负责管理领导。大量的公司决定都是有董事会或董事会授权的人独自做出的。股东事实上没有权利主动发起要求公司做出某种行为,除了对董事会做出的很少的决定是表达赞成或反对。法定的决议做出模式是董事会做出,而股东最多可以对抗。尽管所有权和管理权在公众公司中实现了分离,但许多观察家认为,股东表决权仍是公司管理中一个不可分离的组成部分。即使最老练的公司法专家也承认:股东的特许授权是董事会法律上权力来源的观念基础[3]。

三、美国法上值得借鉴的股东表决制度

1. 分组表决
  一般来说,所有具有表决权的股东作为一个整体进行表决。但在某种情况下,股东可能被分成两个或多个表决组,每一组都有一种或多种类型的股东组成。例如,当一个公司章程的修改或者重组方案将影响到某特殊种类群体的利益,那么这个特殊群体可以单独组成一个小组就这个问题单独表决。
  美国标准公司法(MBCA)10.04(a)列举了引发分组表决的8种情况:①本种股票的全部或一部分转移成另外一种股票。②另外一种股票的全部或一部分转移成本种股票。③那一类股票的全部或部分的权利,优先权,限制权发生改变。④某类股票的一部或全部变换成了数量不同的本种股票。⑤创造了一种新型的股票相对于本种股票有分红优先权或分配公司剩余财产的优先权。⑥通过修改增加了任何一类股票的权利,优先权,或授权相对于本类股票有优先分红或优先分配公司财产权。⑦限定或否定本种类股票已经拥有的各种权利。⑧取消或影响已经积累但并未最后授权的分红的权利。 10.04(b),如果任何的修改将要影响以上提到的权利之一,这种股票就被授予单独的表决权。[4]相应的,(c)条款,如果任何的修改以相似的方式影响到了两个或更多种类的股票,那么它们也必须以单独投票的方式投出表决。最后(d)条款:那些根据公司章程本没有表决权的人也将被授予分组的表决权。美国标准公司法(MBCA)11.04也要求如果在公司合并的过程中影响到一种或多种股票,也将要进行分组表决。
  特拉华州公司法(DGCL)242(b)(2)仅在该种类股票受到有害影响时才进行分组表决。特拉华州的有害影响条款比美国标准公司法的具体规定更具有不确定性,因此更有可能导致诉讼的发生。
  我国公司法中没有股东表决分组的规定对于保护特殊群体的股东是不利的,因此应当考虑引进美国的分组表决制度,采用概括表达加列举相结合的方式以有效充分的的保护各种股东的权利。
2.代理权征集
  大部分的股东既不参加公司的周年会议也不参加例行会议。替代性的,他们被代理人代表和投票。股东发送一个卡片(叫做代理权卡片)在上面标识了他们的投票权。卡片授权代理权给代理人来表决股东的投票。代理权卡片可能详细记述了股票是如何被表决,或者可能简单的把代理权给代理人要求他们慎重决定如何投票。
  在1934年,当联邦证券交易法案第一次被采用的时候,州公司法律大部分在公司和股东交流方面保持沉默。典型的州法条仅仅要求公司发送股东会议的公告,陈述什么地点什么时间会议将要举行。到1934年,然而,我们已经看到公众公司的的发展,他们拥有数以千计的股东和用代理权表决体系表决。议会最终把披露作为原则性的方法通过这个代理体系在联邦的层面得到了规制。现任的公司管理层和董事如果不给予股东足够多的信息来帮助他们做出决定就不能获得从股东那的管理权。依据交易法案14( a)中的规定,征集的定义是整个规定的关键。标准的“征集”的司法定义不仅包含对直接提供的要求,撤销或者坚持代理权,而且交流可能导致间接的完成这个结果或者为交流形成一步,最终是为了达到这个结果。基本的问题是交流是否是理性的计算来影响股东的投票。如果是这样的,他就是一种代理权征集。
  在证券交易委员会规则14a-3,现任的董事会的第一步关于代理权征集的必须分发给股东公司的年度报告。年度报告包含细节的财务陈述和公司商业管理的分析。伴随着代理权卡片,证券交易委员会要求征集者给被征集股东提供一个代理权陈述,包含将要进行事项的说明。代理权陈述一般包含州法要求的何时何地会议将会举行,也要说明什么问题将要被表决。一个代理说明涉及到年度会议,涉及到将被选举的董事,一般将会公开候选人的基本信息。代理权说明也包括董事会的披露,董事和高管的报酬,公司和董事及高级管理人员的关系,带到股东面前的任何其他事项。
  我国法律没有关于代理权征集的详尽规定,但是代理权征集又是上市公司行使股东表决权的主要方式。因此应当借鉴美国关于代理权征集的规定,重点在规制代理权征集中程序制度和征集过程中的披露义务。
3.代理权说明中的股东提案
  股东理性冷漠现象暗示了大部分的股东通过代理权过程在公司决议中发出大的声音只能获得很小的利益。然而证券交易委员会以股东民主的名义鼓励股东参与公司决策。股东的提案规则是证券交易委员会的14a-8规则。14a-8规则,是股东在公司的代理权说明中提出意见的工具。不是所有的股东建议必须包含在代理权说明中,14a-8规则放出了各种各样的合格性要求。股东必须满足才可以运用这个规则[5]。
(1) 资格要求
  在14a-(b)(1)的规定中,一个股东支持者必须拥有至少1%或2000美元(那个是少的)的发行者发行的股票并且至少在提交建议的一年之前就持有。
(2) 程序要求:
  在提交的数目方面14a-8(c)规定每个股东每年给每个公司仅仅提交了一个建议。提出提案的股东必须出现在股东大会上表达他的建议,如果没能出现,则禁止提案者在两年内提案的权利。建议必须在年度会议的代理权材料邮寄出的120天前呈交给公司,例如,如果公司在5月1号寄出他的代理权材料,就必须从5月1号向前追溯120天来决定建议被提交。一个建议和任何的伴随说明都不能超过500个词。对于管理人员的的反驳说明没有字数限制股东想要为建议做一个扩展说明,则要自行承担所有的费用。拥护者可能一次又一次的向公司提相同的提案希望他最终能被股东们所采纳,使得这个提议得到特殊层次的支持,获得优先提案权。
(3) 实质要求
  股东提案在下面情况下会被排除:
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成都市固定资产投资项目行政事业性收费管理暂行办法

四川省成都市人民政府


成都市人民政府关于印发《成都市固定资产投资项目行政事业性收费管理暂行办法》的通知

成府发[2002]9号

各区(市)县政府,市政府各部门:
《成都市固定资产投资项目行政事业性收费管理暂行办法》已经2002年1月4日市人民政府第71次常务会议讨论通过,现予发布施行。

二○○二年一月二十五日


成都市固定资产投资项目行政事业性收费管理暂行办法

第一条 为改善投资环境,简化办事程序,提高办事效率,给予各类投资者同等待遇,对行政事业性收费公开、公平、公正管理,根据《成都市人民政府关于加快投资体制改革的决定》,制定本办法。
第二条 本办法所称固定资产投资项目行政事业性收费(含政府性基金和其他政府收入,下同),是指行政机关在固定资产投资项目(不含单纯设备购置)从立项或征地到形成固定资产交付使用全过程,以及在二级市场交易中所发生的行政事业性收费。
第三条 本办法适用于在本市事权范围内的从事固定资产投资的自然人、法人和其他组织(以下统称投资者)。国家另有规定的从其规定。
第四条 对本市现有涉及固定资产投资行政事业性收费进行清理,国家已明令取消的收费项目一律取消;对部分收费项目暂停收取三年;对具有服务性质的收费项目转入服务性收费;对标准偏高的收费适当降低。
第五条 行政事业性收费项目实行集中收取,统筹安排,收支两条线的管理办法。
对保留的收费项目,除特殊情况外,实行集中收取。下列项目实行一站式收费:
(一)特大城市市政基础设施配套费
(二)中小学改善办学条件附加费
(三)文物勘探发掘费
(四)工程定额测定费
(五)建筑工程质量监督费
(六)绿化易地建设费
(七)城区人防工程易地建设费
(八)新建房屋白蚁防治费
(九)新型建筑材料专项基金
(十)散装水泥专项资金
其中(一)至(五)项合并,按每建筑平方米120元收取。
其余的固定资产投资行政事业性收费项目仍按原渠道收取。
第六条 成都市固定资产投资项目行政事业性收费由市人民政府确定的服务机构负责收取。
第七条 服务机构主要职责是:对固定资产投资行政事业性收费项目和标准等进行公示;对投资者进行有关行政事业性收费的政策咨询;负责审核固定资产投资项目行政事业性收费并开具《四川省行政事业性收费缴款凭证》、办理费用收缴及相关业务。
第八条 服务机构工作场所内应悬挂公示标牌,公示涉及固定资产投资活动的行政事业性收费的收费项目、收费标准、收费依据、收费对象、收费时间、收费环节等内容。
第九条 涉及固定资产投资的行政事业性收费原则上实行银行代收制。投资者持服务机构或执收单位出具的《四川省行政事业性收费缴款凭证》,到其开户银行办理转款手续,或到代收专柜及其网点办理缴款手续,收费资金直接划入市财政专户或金库。
第十条 凡纳入一站式收取的收费项目,在办理开工手续前实行一站式集中收取。对情况特殊,不能一站式收取的收费项目,应本着简化办事手续、提高工作效率、方便投资者缴费的原则,确定收费环节和办事程序,并予以公示。
第十一条 固定资产投资项目收费由市财政、价格、监察部门负责监督,确保本办法所示收费项目及时准确收取。对未缴及少缴费的项目,有关部门不予办理开工手续。经市政府批准的缓缴部分费用的项目在办理竣工手续时,必须缴清缓缴费用。
第十二条 市审计部门每年对固定资产投资项目行政事业性收费进行专项审计。
第十三条 市财政部门负责投资项目收费的资金管理和财务监督,对财务监督中发现的问题,依据有关财政法律法规进行处理。
第十四条 市监察部门要对收费服务工作人员的服务进行监督。
第十五条 自本办法施行之日起,未列入本办法范围的固定资产投资项目行政事业性收费一律停止。投资者认为行政机关、事业单位超越本办法确定的范围,收取固定资产投资项目行政事业费的,有权向市价格、财政、监察部门举报。收到举报的部门应及时调查处理,并依据有关法律法规追究直接负责的主管人员和其他直接责任人员的行政责任。投资者也可依法申请行政复议。
第十六条 中介机构可以通过向投资者提供服务而收取服务费。投资者有自行选择有资质的中介服务机构的权利。行政管理部门不得利用职权强制投资者接受其指定的中介机构服务。服务性收费标准应按国家有关规定确定。
第十七条 市价格部门根据国家收费政策的调整,每年应对收费项目和收费标准进行审核。
第十八条 本办法施行的,未经市政府常务会讨论,本市不得设立新的收费项目和改变现有收费标准、收费方式。
第十九条 本办法具体应用中的问题由成都市财政局会同成都市市物价局负责解释。
第二十条 本办法自2002年2月1日起施行。

附件:
一、取消的收费项目3项:
1、消防设施配套费
2、工程综合保证金
3、小区公建配套费
二、暂停的收费项目13项:
1、建设用地批准书费
2、土地证书费(只在建设项目中)
3、外商投资企业批准证书工本费
4、考古调查费
5、临时绿地占用费
6、公路占用费
7、占道收费
8、规划档案利用费
9、利用档案收费(国土)
10、预防性卫生监测费
11、房屋权属证书费(只在建设项目中)
12、审查工程概预算标底费
13、夜间施工管理费
三、保留的收费项目29项:
1、劳动合同、建筑合同、工程承包合同鉴证费(按原标准50%收取,并不能强制鉴证)
2、城市房屋拆迁管理费(按原标准的70%收取)
3、房屋登记费(含总登记、转移登记,按原标准的70%收取)
4、房屋交易手续费(按原标准的70%收取)
5、国有土地使用权出让金
6、征地拆迁安置补偿费
7、城区人防工程易地建设费
8、征地管理费
9、耕地开垦费
10、农转非退养人员安置统筹费
11、土地权属调查、地籍测绘费
12、土地闲置费
13、土地复垦费
14、环保超标排污费
15、城市地下水资源费
16、绿化损失赔偿费
17、公路损坏补偿费
18、市政设施赔偿费
19、地产交易手续费
20、新建房屋白蚁防治费
21、绿化易地建设费
22、特大城市市政基础设施配套费
23、中小学改善办学条件附加费
24、文物勘探发掘费
25、工程定额测定费
26、建筑工程质量监督费
27、新型建筑材料专项基金
28、散装水泥专项资金
29、新菜地开发基金
四、转入服务性收费的项目9项
1、环境影响评价费
2、招投标业务费
3、测绘收费(不包括地籍测绘)
4、代办手续费(代办拆迁、建房)
5、地震安全性评价费(按国家规定范围)
6、环境监测收费
7、建筑垃圾处置费
8、公路工程质量及检验检测收费
9、新建项目(建、构筑物)防雷装置安全性能检测费


关于印发《天津市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则(试行)》的通知

天津市政府办公厅


关于印发《天津市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则(试行)》的通知
天津市政府办公厅


通知
各区、县人民政府,各委、局,各直属单位:
《天津市实施〈国家行政机关公文处理办法〉细则(试行)》已经市人民政府领导同志同意,现印发给你们,请照此执行。试行中有何意见,望及时报给我们,以便进一步修改、完善。

天津市实施《国家行政机关公文处理办法》细则(试行)

第一章 总 则
第一条 为了贯彻执行国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》,结合我市实际情况,制定本细则。
第二条 各级国家行政机关的公文(包括电报,下同),是传达贯彻党和国家的方针、政策,发布行政规章、制度,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。行政机关要有效地运用这一工具,为社会主义现代化建设服务。
第三条 各级行政机关应发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风,克服官僚主义、形式主义和文牍主义。行政机关的领导人要带头执行办文规定,加强指导,使公文处理工作的效率和质量不断提高。
第四条 各级行政机关的公文处理工作,应贯彻党政分工的原则。行政机关的公文不应涉及党组织的工作;行政方面的工作,不应要求同级党组织行文。必要时,党政机关可联合行文。
第五条 各级行政机关必须认真贯彻执行上级政府的规定,不得发出与上级政府的规定抵触的公文,以维护政令的统一。
第六条 公文处理工作必须做到准确、及时、安全,严格执行有关保密规定,确保国家机密。

第二章 公文主要种类
第七条 行政机关的公文种类主要有:
一、命令(令)、指令
发布行政规章,采取重大强制性行政措施,任免、奖惩有关人员、撤销下级机关不适当的决定等,用“命令(令)”。
发布指示性和规定性相结合的措施或要求,用“指令”。
二、决定、决议
对重要事项或重大行动做出安排,用“决定”。
经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项,用“决议”。
三、指示(含指示性意见)
对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”或“意见”。
四、规定
对特定范围内的工作和事务制订带有约束性的措施,用“规定”。
五、布告、公告、通告
公布应当普遍遵守或周知的事项,用“布告”。
向国内外宣布重要事项,用“公告”。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事项用“通告”。
六、通知
发布行政规章,任免、奖惩有关人员,印发上级机关、转发同级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项,用“通知”。
七、通报
表彰先进,批评错误,传达重要情况,用“通报”。
八、报告、请示
向上级机关汇报工作、反映情况,用“报告”。
向上级机关请求指示、批准,提出建议、意见,用“请示”。
九、批复
答复请示事项,用“批复”。
十、函
相互商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等,用“函”。
十一、会议纪要
传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守、执行的,用“会议纪要”。

第三章 公文格式
第八条 公文一般由版头、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送机关、发布范围、印刷份数、制发单位和日期等部分组成。根据不同文种,有的部分可以省去。
一、公文版头,由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。用大字居中印在公文首页上端。联合行文可用文件主办机关一家版头(但标题开头应注明联合行文的机关名称),也可并用几家机关名称并排版头。版头文字一般用红色套印。请示、报告、批复、函的版头不加“文件
”二字。
二、发文字号,包括机关公文代字、年度和发文顺序号。几个机关联合行文,一般只标明主办机关发文字号。
三、请示、报告须将签发人的姓名标注在发文字号右侧适当位置。
四、秘密等级,分绝密、机密、秘密,标注在文件首页的右上角。
五、紧急公文应标明“特急”或“急”,可注在秘密等级的下方。
六、公文标题,应当准确、简要地概括公文的主要内容,一般应包括发文机关名称、内容和文种三部分。
七、主送单位是指收受、办理文件的单位。请示一般只写一个主送机关,如需同时报送其他机关,可用并报或抄报形式。
八、正文是公文的主要部分,用来表达公文的内容。
九、附件标题置于正文之后,发文机关名称之前;如附件较多,可按顺序排列。
十、发文机关名称应使用全称或规范化简称。几个机关联合行文应将主办机关排列在前。
十一、成文日期,以领导同志签发的日期为准,标注在文尾发文机关名称右下方。会议通过的文件(如决定、决议等)和会议纪要,应在标题之下、正文之前用括号注明会议名称和通过日期。
十二、正式行文一律加盖印章。用印位置在成文日期的上侧,要上不压正文,下要骑年盖月。几个机关联合行文,应按主办机关的顺序加盖机关印章。凡加盖印章的公文即不再标注发文机关名称。“布告”、“公告”、“通告”等张贴性公文一般只落款不盖章。
十三、公文均应标注主题词(未实行电子计算机存储检索的,可暂不标注)。主题词由反映公文主要内容的规范化名词或词组组成,标注在公文末页下部,抄送范围上方。

十四、抄送(含抄报、抄发)机关标注在主题词下方位置。除主送机关外,对其他需要了解公文内容的上级机关用“抄报”,同级机关和不相隶属机关用“抄送”,下级机关用“抄发”。
十五、印发范围标注在主题词之下,抄送机关横线之上左侧位置。
十六、印制份数,标注在抄送机关横线的右侧上方。
十七、制发单位名称和日期,标注在公文末页下端。
十八、文字从左至右横写、横排。计量单位采用国家法定计量单位。数字表达,除发文字号、统计表、百分比、专用术语等用阿拉伯数码外,其余均统一用汉字书写。
第九条 草拟、审改和签批公文,应用钢笔或毛笔,不得使用铅笔、圆珠笔。
第十条 文中标题的序号,一般说最大的号是“一”,往下可写“(一)”,再往下是“1”、“(1)”。
第十一条 用语和名称不得滥用省略,不得使用生造的简化字。
第十二条 公文纸一般用十六开型,左侧装订。“布告”、“公告”、“通告”用纸大小,可根据实际需要确定。

第四章 行文规则
第十三条 各级行政机关的行文关系应根据各自的隶属关系和职权范围确定。
第十四条 本级政府可以对政府各部门和下一级政府行文。政府各部门可以向本级政府、下一级政府可以向上一级政府报告工作和请示问题。政府各部门可以在自己的职权范围内互相行文,可以对下一级政府的有关业务部门行文;也可以根据本级政府授权对下一级政府直接行文。
第十五条 各级政府的公文主要用于部署全局性工作,发布命令、指示、行政规定、政策规定、重要决定和向上一级政府的报告、请示,以及必须以政府名义行文办理的重要事项。各级政府办公厅(室)公文是政府公文的补充,主要用于传达政府关于某一方面工作的决定,通知有关事
项以及办公厅(室)职权范围内的事项。
第十六条 凡属政府各部门职责范围内的事宜,应由本部门行文或由主管部门联合几个有关部门行文,一般不必报请政府转发。如确有必要,可在报经政府批准后,注明“已经××人民政府同意”或“已经××人民政府领导同志同意”字样,由主管部门或几个部门联合向下一级人民政
府行文。确需政府批转的公文,应严格按照规定程序报批。
第十七条 下级机关向上级机关行文,一般情况下不得越级。因特殊情况需越级行文时,须同时抄报越过的上级机关。政府各局在向政府行文时,应同时抄报政府的主管委办。
第十八条 政府各部门之间需要商洽解决的问题,应直接行文商洽,不得报政府转办。对有关问题未协商一致时,一律不得各自向下行文。
第十九条 向下级机关的重要行文(主要指政策规定和部署重要工作),应抄报直接上级机关,即:政府各局抄报主管委、办和本级政府,各委、办抄报本级政府,下级政府抄报上一级政府。
第二十条 请示、报告应严格分开,报告中不应夹带请示;请示的公文,一般应一文一事。除领导直接交办的事项外,请示不要直接报送领导个人,也不要同时抄送平级和下级机关。凡直接报送领导个人的公文,领导同志的秘书应负责转交文秘部门按规定程序办理。请示如涉及其他部
门的事项,应事先进行协商,如有不同意见,应在上报时注明。请示、报告必须由本部门主要负责同志签发,并注明签发人姓名。
第二十一条 受双重领导的机关上报公文,应根据内容写明主报机关和抄报机关,由主报机关答复请示事项,上级机关向受双重领导的下级机关行文时,应视文件内容同时抄送另一上级机关。
第二十二条 经批准在报刊上发表的国家行政机关公文,与印发的正式公文具有同等效力,应与正式公文一样依照执行。如不另行文,应在报刊发表时注明。
对不属于秘密和未说明不准翻印的上级机关公文,经下级机关领导同志批准可以翻印,但需注明翻印部门、份数、发放范围和日期。

第五章 公文的起草和审核
第二十三条 秘书人员或业务部门的工作人员,根据领导同志的授意起草公文。重要公文的起草,要由各级领导干部亲自动手或亲自指导、主持进行。
第二十四条 公文起草的基本要求是:
一、全面、准确地反映客观实际情况,符合党的路线、方针、政策以及国家的法律、法令;
二、完整、准确地体现本机关的意图;
三、重点突出,情况确实,观点鲜明,结构严谨,条理清楚;
四、文字简明通畅,书写工整,标点符号使用确切,人名、地点、时间、数字、引文等要准确,使用文种要恰当。
第二十五条 所办公文涉及两个以上部门的职能范围,拟文时必须做好协调工作,将部门会商的意见附后,作为发文依据,便于领导审阅裁定。
第二十六条 为确保质量,公文在送领导签发之前,均须经文秘部门专职或兼职人员审核。
第二十七条 公文审核的重点是:
一、是否确需行文;
二、内容是否符合党和国家的方针、政策以及有关的法律、法令,政策是否保持连续性,提法是否同已发布的有关文件相衔接;
三、提出的措施和办法是否符合实际,切实可行;
四、内容涉及的部门是否经过协调,意见是否一致;
五、文字表述是否概念准确,简明扼要,条理清楚,语法规范,书写工整;
六、是否符合规定的办文程序,审批、会签手续是否完备;
七、公文格式是否符合要求,文种选择是否适当,秘密等级、紧急程度、主题词、发布范围、主送、抄送单位等是否合理。
第二十八条 公文一经审批签发,一般不得改动,如需改动,要经原审签领导人复审。

第六章 公文处理
第二十九条 公文处理工作由各级文秘部门统一负责,一般包括签收、登记、分办、承办、传阅、催办、拟稿、审核、签发、印制、用印、传递、归档、销毁等环节。
一、签收。文秘部门对来文要逐件清点,重要的要逐页查点,急件要注明签收时间。
二、登记。须将公文标题、密级、发文字号、紧急程度、来文单位、发往单位、件数、收发时间及处理情况等逐项登记清楚,以便查询。
三、分办。对来文要区别阅件和办件。阅件应及时送请有关领导传阅。办件应根据来文内容,准确地送交有关部门或人员办理。
四、批办。凡属需要办理的公文,文秘部门的负责人要提出拟办意见,并附有关材料,及时送请机关主管领导同志批示。未经文秘部门登记直接报送领导公文,领导同志一般不要批示。
五、承办。承办部门在办文时要遵守以下原则:凡属本部门职权内可以答复的事项,应直接答复呈文部门,同时抄送文秘部门销案;凡涉及其他部门业务的事项,主办部门要主动会同有关部门协商办理;凡须报请上级机关审批的重要事项,应由主办部门提出处理意见,并代拟批复文稿
。如文稿内容涉及其他主管部门,应与其协商并取得一致意见,然后,报请上级机关审批。
未经文秘部门登记的公文,承办部门不予办理。
六、传阅。要严格登记手续,随时掌握公文去向,避免漏传、误传和延误。要建立公文传阅催阅(退)制度。
七、印制。印刷公文要有时限要求,保证质量,做到文要清晰,格式规范,字体适当,美观大方。
八、传递。秘密公文要通过机要交通(通信)传递。机要交通(通信)人员在传递秘密公文时,必须采取相应的保密措施,确保公文安全。在利用传真或计算机数据传输系统传送秘密公文时,必取采取加密措施。凡需存档或送请领导人批示的传真件,应复制后再行处理,以利长期保存

第三十条 各级文秘部门要建立文件催办制度。凡经批办的公文,文秘部门要及时催办,以免漏办和延误。列入催办范围的是:上级和本级机关领导的批示性公文,上级机关和本级机关下发的需要普遍执行的重要公文,下级机关请示的公文。文秘部门应视领导要求的紧急程度和具体内
容,确定办复时限。催办工作由各级文秘部门确定专人或兼职人员负责,办理结果要向机关领导报告。

第七章 公文立卷、归档和销毁
第三十一条 各级文秘部门应根据《档案法》的有关规定,将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷。公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理,保证公文齐全、完整,便于保管、查找和利用。
第三十二条 做好会议公文的立卷工作。
一、凡本机关召开或主办的重要会议形成的公文(包括录音、录像、照片等有关资料),应由会议组织人员负责送本机关文秘部门立卷、存档。
二、凡部门用本级政府名义召开形成的会议公文,应交政府文秘部门立卷,部门可保存副本。
三、外出开会人员带回的公文(包括重要资料),应送本机关文秘部门登记立卷。
四、各业务部门收到上级业务部门的公文,办毕后,应送本机关文秘部门归档。
第三十三条 机关各部门立好的案卷,按有关规定定期向档案部门移交。其他部门和个人不得保存应归档的公文材料。
第三十四条 没有存档价值和存查必要的公文,经过鉴别和主管领导人批准,可定期销毁。销毁秘密公文,要进行登记,有专人监督,保证不丢失,不漏销。
第三十五条 机关部门撤销、合并,由原机构负责将立卷的公文向档案部门或新组成机构的文秘部门移交。

第八章 附 则
第三十六条 凡本市范围内的企、事业单位,均按照本细则办理。
第三十七条 各区、县人民政府,各委、办、局和直属单位,可根据《国家行政机关公文处理办法》,参照本细则,制订和修订本机关的实施细则。
第三十八条 本细则自发布之日起施行,以前本市发布的有关公文处理规定同时废止。
第三十九条 本细则由市政府办公厅负责解释并监督实施。



1990年4月14日